Ticket Data - De Toolkit
Op 1 september 2025 hebben negen grote Nederlandse poppodia, 013, Doornroosje, Melkweg, Paard, Paradiso, Patronaat, Rotown, SPOT/Oosterpoort en TivoliVredenburg, een convenant ondertekend voor zorgvuldig en verantwoord gebruik van bezoekersgegevens. Met dit convenant leggen de podia uniforme afspraken vast over het verwerken, beveiligen en delen van persoonsgegevens binnen de kaders van de wet, om zo de privacy van bezoekers te beschermen en de samenwerking binnen de sector te professionaliseren. Na een pilot van een jaar is dit convenant geëvalueerd en omgevormd tot een laagdrempeliger toe te passen beleidslijn.
Voor artiesten betekent dit dat zij nu met de deelnemende podia afspraken kunnen maken over het ontvangen van ticketdata van ticketkopers voor show(s) waarvan de ticketverkoop nog moet beginnen. Wil je hiervan gebruikmaken? Dien dan (eventueel via je boeker) voorafgaand aan de start van de ticketverkoop een verzoek in bij het podium waar de artiest speelt en dat de beleidslijn volgt. Bij deze podia zijn de voorwaarden om de data te ontvangen gelijkgetrokken. Ook andere podia kun je verzoeken om data te ontvangen, zij kunnen andere voorwaarden dan hieronder aangegeven stellen. De AVG is onverminderd van toepassing en biedt hier mogelijkheden voor het delen van (fan)data. In het algemeen kan je rekening houden met de volgende voorwaarden en deadlines:
-
Dit regel je voor de start van de verkoop: het afspreken en instellen van een opt-in met het podium. Met deze opt-in vragen de podia de ticketkopers toestemming om hun data te delen met de artiest. De privacyverklaring van de artiest moet minimaal 2 dagen voor de start van de verkoop beschikbaar zijn voor de ticketkoper vanaf de website van de artiest. Stuur deze mee naar het podium, zodat zij er naar kunnen verwijzen in het verkoopproces.
-
Dit regel je voor het ontvangen van de fandata: je ontvangt van het podium een data-uitwisselingovereenkomst; pas na het wederzijds ondertekenen hiervan wordt de data overgedragen aan de artiest. Het podium is verantwoordelijk voor het toesturen van de data-uitwisselingovereenkomst.
-
Let op: de artiest heeft alleen toestemming voor de toepassingen van de data die in de privacyverklaring zijn opgenomen en die zijn ingestemd door de tickerkoper.
Zodra alles geregeld is, vinken ticketkopers in het aankoopproces aan of ze hun data willen delen met de artiest. Na afloop van de show ontvangt de artiest de data van de bezoekers die hiervoor hebben gekozen.
Vragen? Mail het MMF NL bestuur op bestuur@mmfnl.com
Download de templates
Frequently Asked Questions over het ontvangen van klantdata via podia
Hoe kan de artiest de ticketdata van zijn fans via podia ontvangen?
De artiest kan deze ontvangen door uiterlijk 2 dagen voorafgaand aan de start van de ticketverkoop het podium te verzoeken een opt-in te plaatsen. Hiervoor moet de artiest een privacyverklaring beschikbaar hebben waar het podium naar kan verwijzen in het aankoopproces; zo weet de ticketkoper hoe er door de artiest met de data wordt omgegaan wanneer de ticketkoper er toestemming voor geeft. Let op: je ontvangt alleen de data van de bezoekers die akkoord gaan met het delen van de data met de artiest. Voordat die data aangeleverd wordt, is het afsluiten van een data-uitwisselingsovereenkomst verplicht. Het podium zal deze toesturen.
Welke podia doen mee?
Alle podia die het convenant hebben ondertekend doen mee, dat zijn: 013, Doornroosje, Melkweg, Paard, Paradiso, Patronaat, Rotown, SPOT en TivoliVredenburg.
Kan ik ook een ander podium vragen om data te delen?
Ja, de beleidslijn is slechts een toelichting hoe de privacywetgeving AVG toegepast kan worden voor het delen van klantdata met artiesten. Je kunt ook andere podia vragen om klantdata aan te leveren; verwijs hierbij naar de toolkit poppodia (link volgt) zodat ze op dezelfde manier te werk gaan als de hierboven genoemde podia; wel zo makkelijk voor jou om zeker te weten dat het goed is geregeld, want de AVG is in alle gevallen van toepassing.
Kan ik één overeenkomst tekenen met alle podia?
Nee, je moet losse overeenkomsten sluiten per podium.
Wat moet ik regelen?
Een privacyverklaring uiterlijk 2 dagen voorafgaand aan de start verkoop en een data-uitwisselingsovereenkomst met het podium uiterlijk op de dag van de show. Start dit uiterlijk 2 dagen van te voren op, zodat alles op tijd klaar staat voorafgaand aan de start van de kaartverkoop.
Wie ontvangt de data van de ticketkoper(s)?
Alleen de artiest of diens directe vertegenwoordiger zoals het management mag de ontvangen data ontvangen en gebruiken.
Welke data ontvangt de artiest?
De artiest ontvangt de data die het podium verzamelt; dit zal verschillen per podium, maar zal in ieder geval naam, achternaam en emailadres zijn van de ticketkoper.
Waar mag ik de data voor gebruiken?
De artiest treedt op als verwerkersverantwoordelijke en mag daardoor de data gebruiken voor alle toepassingen die in het privacystatement staan dat de artiest beschikbaar stelt aan de ticketkoper alvorens de ticketkoper toestemming geeft voor het gebruik van zijn of haar data.
Hoe lang van tevoren moet ik een dataoverdracht overeenkomst geregeld hebben?
De data-uitwisselingsovereenkomst moet getekend zijn voordat de data wordt aangeleverd door het podium, maar dit kan nog tot na de show.
Wanneer ontvang ik daadwerkelijk de data?
Na afloop van de show.
Hoe ziet een ticketdata overdracht overeenkomst eruit?
Een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst vind je in de toolbox. Dit wordt ook wel de Data Sharing Agreement (DSA) genoemd. De deelnemende podia gebruiken dezelfde Engelstalige versie en zij zijn verantwoordelijk voor het versturen van de DSA naar de artiest.
Hoe ziet een privacyverklaring voor mijn artiest eruit?
Een voorbeeld van een dergelijke privacyverklaring vind je hier. Let op: Pas dit template aan naar hoe jouw artiest als dataverwerker deze data gaat gebruiken . Je hebt alleen toestemming voor de toepassingen van de data die in de privacyverklaring zijn opgenomen en waarvoor is ingestemd door de dataverstrekker.